Työajankirjaus Kirjaamossa

Työaika tulee kirjata työpäivältä. Jokaisella ma-pe päivällä tulee olla kirjaus, joko:
- kirjaamon kautta tehty työaika-/sairauspoissaolo-/liukumavapaakirjaus (tuntimäärä ko. päivä oikeassa alakulmassa + vihreä alareuna)
- loma- tai poissaolohakemuksen kautta tullut kirjaus (neliö ko. päivän vasemmassa yläkulmassa: vihreä loma, punainen poissaolo)
Samalla päivällä ei voi olla tuntikirjausta sekä loma- tai poissaolokirjausta

Jokaisen viikon viimeisenä työpäivänä kirjaukset lähetetään hyväksyttäväksi esihenkilölle. Lisäksi kuukauden vaihtuessa tulee tarkastaa, että kirjaukset ovat kunnossa. Esihenkilöt hyväksyvät kirjaukset joka maanantai.

Kirjautuminen:
Työajanseuranta Mepco

Käyttäjätunnus:
On työsähköpostiosoitteesi etunimi.sukunimi@hnmky.fi.

Salasana:
Tulee sähköpostiin, kun tunnukset luodaan. Jos salasana hukkuu tms. ongelmaa, laita viestiä palkat@hnmky.fi

Kirjaukset:
Työaikakirjaukset voi tehdä joko tietokoneella tai kännykällä. Kuukauden vaihtumisen tarkastus tehdään tietokoneella, koska näkymä laajempi.

1. Työajan merkitseminen
Työpäivälle merkitään työpäivän alkamisen ja loppumisen kellonaika.
- jos työpäivä katkeaa esim lounastauon tai muun ei-työaikaa olevan syyn takia, tulee kirjaus tehdä erikseen ennen ja jälkeen katkoa - työaikalaji on Työaika (syötä tekemäsi todelliset työtunnit)
- jos päivän alkamis- ja päättymisajankohta on useana päivänä minuutilleen sama, voi käyttää painiketta Valitse useita päiviä, jolloin kirjauksen saa usealle päivälle kerralla.
- mikäli työnantaja osoittaa sinulle työtehtävän joka tulee tehdä sunnuntaina, kirjataan kyseisen päivän kirjaukset kahdesti (olet sunnuntaina töissä 10:00-13:30 > tee kirjaukset 2x 10:00-13:30)

2. Liukumavapaa
Jos pidät liukumavapaapäivän, tulee tämä kirjata työaikalajilla Liukuma (pidetty) tilasto.
- tuntimääräksi sovittu työpäivän tuntimäärä; tämän pääset tarkastamaan Mepcosta kohdasta Henkilötiedot -> klikkaa nimeäsi -> Palkkaperusteet -> Työpäivän pituus. Mepcoon pääsee tietokoneella suoraan Kirjaamosta vasemman reunan HRM-painikkeesta.
- liukumavapaaksi katsotaan kaikki ne päivät ma-pe välillä, kun et ole ollut töissä, eikä ko. päivällä ole loma- tai poissaolo kirjausta

3. Sairauspoissaolo
Sairauspoissaolot joko Kirjaamosta tai lomakeella
- oma sairaus työaikalaji: Sairauspoissaolo, lapsen sairaus työaikalaji: Tilapäinen hoitovapaa
- kirjaamon kautta sairauslomakirjaukset tulee tehdä silloin, kun teet oletuksena useampaa kustannuspaikkaa
- mikäli työskentelet vain yhdellä kustannuspaikalla, voit täyttää myös poissaoloilmoituksen, jolloin kalenteriin tulee punainen täppä

4. Vuosiloman hakeminen
Vuosiloma haetaan lomakkeella.
Lomakkeen hyväksymisen jälkeen kalenterinäkymään tulee vihreät täpät.

5. Kustannuspaikan tarkastaminen
Tarkasta kustannuspaikka.
Kustannuspaikkana on oletuksena kotikustannuspaikka, jos olet tehnyt työtä jollekin muulle kustannuspaikalle tulee se muuttaa.

6. Kirjausten lähettäminen
Työviikon viimeisenä työpäivänä kirjaukset lähetetään hyväksyttäväksi.
Kirjausten kohdalla oleviin laatikoihin laitetaan täppä, ja painetaan ’Lähetä’-painiketta. Lähettämisen jälkeen et pääse enää muokkaamaan kirjauksia. Esihenkilösi voi tarvittaessa muuttaa kirjauksia ennen kuin ne on hyväksytty.

7. Kuun vaihteessa tehtävä tarkastus
Kuun vaihtuessa tulee tarkastaa kalenterinäkymästä, että jokaisella ma-pe-päivällä on kirjaus (poislukien arkipyhät) ja että kaikki tunnit on varmasti lähetetty. Kirjaus on joko numerona päivän tunnit tai värillinen täppä poissaolomerkinnästä. Jos näkymässä on tyhjiä päiviä, tulee näille tehdä kirjaus. Jos kyseessä on muu poissaolo kuin sairausloma tai vuosiloma, merkitään päivälle liukumavapaa työpäivän sovitun pituuden mukaan.
Kun kirjaukset on kunnossa, on hyvä tehdä vielä tarkastus että kaikki tunnit on lähetetty esihenkilölle hyväksyttäväksi: Valitse kuukauden alku- ja loppupäivä sekä tilaksi ”Uusi”; valitse näkyviin tulevat kirjaukset ja lähetä.

8. Saldo
Saldot-painikkeen takaa näet liukumasaldosi tilanteen.
Työsuhteen päättyessä miinussaldot vähennetään palkasta, joten jos miinuksia jostain syystä kertyy kannattaa hyvissä ajoin keskustella esihenkilön kanssa mitä voitaisiin tehdä.

Työajankirjausten hyväksyminen

Työntekijöiden lähettämät työajankirjaukset hyväksytään jokaisen viikon aluksi.

Pääsihteeri hyväksyy
- talousjohtaja
- nuorisotyönjohtaja
- urheilujohtaja
- viestintäpäällikkö
- henkilöstöpäällikkö

Talousjohtaja hyväksyy
- pääkirjanpitäjä
- hallinnon asiantuntija
- toimistoavustaja

Nuorisotyönjohtaja hyväksyy
- kehittämispäällikkö
- kehityspäälliköt (iltapäiväkerhotoiminta, leirit)
- koordinaattori (yökoris- & streezonetoiminta)
- vastaava työpajaohjaaja
- liikuntaetsivä

Urheilujohtaja hyväksyy
- valmennuspäällikkö
- seurakoordinaattori
- harrastekoordinaattori

Viestintäpäällikkö hyväksyy
- sisällöntuottajat
- myyntipäällikkö

Henkilöstöpäällikkö hyväksyy
- hallinnon assistentti

Kehittämispäällikkö hyväksyy
- Toiminnan avulla työelämään -hankkeen työntekijät

Kehityspäällikkö iltapäivätoiminta hyväksyy
- iltapäivätoiminnan aluekoordinaattorit

Koordinaattori yökoris hyväksyy
- Malmin kohtaamispaikan työntekijät

Vastaava työpajaohjaaja hyväksyy
- työpajaohjaajat

Iltapäivätoiminnan aluekoordinaattori hyväksyy
- iltapäiväkerhon ohjaajat
 

Palkanmaksu

HNMKY:n tuntipalkkojen maksupäivä on 10., kuukausipalkkojen 20.. Jos maksupäivä osuu viikonlopulle tai arkipyhälle siirtyy maksupäivä edelliseen arkipäivään. 

Palkkalaskelmat toimitetaan verkkopankkiin. Verkkopankkioperaattorina on Tieto. Kuukausipalkkaisten palkkalaskelmat löytyvät lisäksi Mepcosta. 

Esihenkilöiden tulee toimittaa tiedot palkka-ajoa varten viisi arkipäivää ennen palkkapäivää, esimerkiksi hyväksyä tuntipalkkaisten tunnit. 

Muutosverokortit tulee tehdä viimeistään viisi arkipäivää ennen palkkapäivää, jotta ne saadaan mukaan palkanlaskentaan. Ne haettua suoraan verottajalta, eikä niitä tarvitse toimittaa erikseen palkanlaskentaan.  

Ravintoetu

MIKÄ SYÖMINEN ON VEROVAPAATA

• aamiainen
• kahvi-/välipalatarjoilu (esim. kahvi, pulla, sämpylä, karkki, hedelmät) 
• koko henkilöstöä koskeva virkistäytymistilaisuus
• kokousruokailu ulkopuolisen yhteistyökumppanin kanssa
• virkistysruokailu kerran kaudessa oman työtiimin kanssa
• vapaaehtoisille satunnainen tarjoilu (esimerkiksi tapahtumissa ruokatarjoilu, kun sitä ei ole sovittu korvaukseksi tehtävästä työstä, samassa tapahtumassa palkkatyössä oleville ruokailu ei ole verovapaata)
   

Mikä syöminen on ravintoetua eli verollista?

• kaikki muu (lounas, päivällinen, illallinen) syöminen työnantajan kustannuksella

Lasten ja nuorten kanssa lounaan, päivällisen, illallisen syöminen

• lasten ja nuorten kanssa lounaan, päivällisen, illallisen syöminen on verollista ravintoetua
• ravintoedun arvo on oma osuus ostetun ruuan hinnasta (esim. valmistetun ruuan kustannukset jaettuna ruokailijoiden määrällä, josta maksetaan verot) tai valvontaruokailun hinta 5,16€ = josta maksetaan verot 
  Esimerkki: Kuitin loppusumma 25 €, ruokailijoina 1 työntekijä + 4 nuorta, työntekijän veroprosentti 15%. Työntekijälle muodostuu ravintoetua 25€/5 ruokailijaa = 5 €, josta työntekijä maksaa veron 5€*15%= 0,75€
• kahvilassa tai muualla syötävä kahvi-/välipalatarjoilu ei ole ravintoetua (sämpylä vs. patonki/pizza) 

Ruokailut työmatkoilla

• työmatka on pääkaupunkiseudun ulkopuolelle suuntautuva matka 
• työmatkoilta maksetaan päivärahaa, joka on korvaus työntekijälle syntyvistä kustannuksista, kuten ruokailuista
• työmatkoja koskevat samat säännöt työnantajan maksamista aterioista/ ravintoedun muodostumisesta jne.
• matkalla tarjottujen aterioiden määrä vaikuttaa päivärahan määrään 
   

Ruokailut koulutuksissa

• koulutuksen hintaan kuuluva ruokailu on verovapaa
• mikäli koulutuksen hintaan ei sisälly ruokailuja, maksetaan nämä itse
• mikäli koulutus järjestetään niin, että syntyy oikeus päivärahaan, voi tarjottujen aterioiden määrä vaikuttaa päivärahan määrään
   

Miten syömiset merkitään luottokorttilaskulla/ laskulla?

• tiedoksi kirjataan lista henkilöistä (+ vieraiden taustayhteisö/yritys), jotka ovat olleet syömässä
• mikäli tarjoilu on ollut verollista eli palkkalaskelmalle kirjattavaa, kirjataan lisäksi jokaisen ruokailijan osuus laskusta

Etätyö

ETÄTYÖSÄÄNTÖ

• etätyötä voi tehdä yhtenä päivänä viikossa sellaisissa tehtävissä, joissa fyysinen paikallaolo ei ole välttämätöntä
• erityisestä syystä esihenkilön kanssa erikseen sopien on mahdollisuus toiseen etätyöpäivään/viikko, ei säännöllisesti
• työntekijä on tavoitettavissa etätyöpäivänä sovitulla tavalla
  
   

Luottokortin käyttö

LUOTTOKORTIT / S-BUSINESS 

Talousohjesäännön mukaan luottokortilla voi maksaa vain Helsingin NMKY:lle kuuluvia kuluja ja sen käyttö yksityismenoihin on kielletty. Mahdollisissa väärinkäyttötilanteissa yhdistys perii saatavat työntekijältä. 

Jokaiseen kuittiin on merkittävä, miten ostos liittyy Helsingin NMKY:n toimintaan. 

Mikäli maksetaan edustus-, neuvottelu-, markkinointi- tai muiden tilaisuuksien yhteydessä syntyneitä menoja on tositteeseen merkittävä keitä tilaisuudessa ollut läsnä sekä mikä on tilaisuuden tarkoitus. Normaalina vieraanvaraisuutena pidetään esim. ruokailun tarjoamista sekä 1–2 alkoholiannosta ruokailun yhteydessä. Tilaisuuksissa ei voi olla pelkästään Helsingin NMKY:n omaa henkilöstä. Poikkeuksena mm. pikkujoulut, kauden päättäjäiset ja toimialanvastaavien tapaamiset 4 kertaa vuodessa. 

Henkilökohtaisten Plussa/Bonus ym. etukorttien käyttö on lähtökohtaisesi kielletty. 

• Verottajan näkemys, että mikäli näistä kertyneet bonukset tulevat yksityiskäyttöön, katsotaan niiden olevan työntekijän veronalaista ansiotuloa 
• Ilmoitus- ja selvitysvastuu näistä on työtekijällä itsellään 

Luottokortilla ei voida kustantaa työmatkoille osallistuvien oman henkilöstön ruokailukustannuksia. Työmatkoilta maksetaan päivärahaa, jonka tarkoituksena on korvata kohonneita elinkustannuksia työmatkoilla. 

Luottokortilla ei tule tehdä käteisostoja. 

Työnantaja tarjoaa kahvin ja teen toimistolle, joita voi luottokortilla ostaa. Luottokortilla ei voi ostaa energia ym. juomia, vaan nämä tulee jokaisen ostaa itse. 

Luottokorttilaskun asiatarkastaminen

LUOTTOKORTTILASKUJEN ASIATARKASTAMINEN 

Luottokorttilaskut tulevat järjestelmään seuraavan kuukauden alussa, useimmiten toinen arkipäivä. Laskut ohjataan tästä ensimmäisenä kortinhaltijalle tarkastukseen, kortinhaltijan vastuulla on tällöin: 

• kuittien liittäminen laskulle 
• jos kuitti hukassa: vapaamuotoinen selvitys mitä ostettu ja miksi ostettu 
• kortti voidaan ottaa pois, mikäli kuiteissa puutteita 
• kuukausittain toistuvat tilaukset: 
  - toivottavaa on, että kuitti liitettäisiin jokaiselle laskulle 
  - riittää ensimmäisen veloituksen yhteydessä, jonka jälkeen aina tammikuun laskulle liitettävä kuitti 
  - mahdollisten hinnan korotusten yhteyteen tulee liittää kuitti 
• kustannuspaikkojen tarkastaminen/päivittäminen 
• lasku menee oletuksena kortinhaltijan kotikustannuspaikalle 
• laskun asiatarkastaminen viikon sisällä laskun saapumisesta 
• jos asiatarkastamisen tekee vuoden aikana myöhässä kolme kertaa, luottokortti otetaan pois
  - ensimmäisellä kerralla kortti pois 1 kk
  - toisella kerralla 3 kk
  - kolmannella kerralla kortti otetaan pois kokonaan

Lomien ym. etukäteen tiedossa olevien poissaolojen osalta (jolloin ei mahdollista tarkastaa laskua): 
- työntekijöiden poissaoloja ei tarkasteta laskun saapumisen yhteydessä, vaan jokaisen tulee itse (/esihenkilön tulee) ilmoittaa, mikäli ei ole kuukauden alussa tarkastamassa laskua
- ällöin tulee huolehtia, että kaikki kuitit on ladattu Procountor-sovellukseen / laitettu liitteeksi sähköpostiin, jossa ilmoittaa poissaolosta. 

Vahingossa maksettujen omien ostojen osalta: 
Ilmoitus tapahtuneesta ja palautus yhdistyksen tilille FI97 1573 3000 0176 98  

Ongelmatilanteissa yhteys: 
taloushallinto@hnmky.fi

Laskun tarkastaminen

LASKUN TARKASTAMINEN 

Saat ilmoituksen sähköpostiin, kun sinulle on laitettu lasku tarkastettavaksi (osoitteesta no-reply@procountor.com) 
Lasku tulisi asiatarkastaa mahdollisimman pian saapumisen jälkeen, jotta se ehditään myös hyväksymään ja laittamaan maksuun ennen eräpäivää. (Laskun eräpäivä ei ole asiatarkastuksen deadline!)

Viestin linkkiä klikkaamalla aukeaa näkymä, jossa tarkastettava lasku on (jos jo valmiiksi kirjautunut aukeaa automaattisesti, muuten pyytää kirjautumaan ennen kuin näkymä aukeaa)

Laskun nimeä klikkaamalla aukeaa laskun ”Tarkastaminen välilehti” – lasku kuvan pitäisi näkyä ruudun oikeassa reunassa, jos ei näy niin sivupaneelin saa auki oikeassa yläreunassa olevasta harmaasta nuolesta. Laskun kuvat tulee tarkastaa, että laskun asiasisältö on sitä mitä pitää, eikä mitään virheellistä olla laskutettu.

Luottokorttilaskun ollessa kyseessä tässä välissä tulisi liittää kuitit (katso-ohje Kuittien liittäminen luottokorttilaskulle)

Viimeisenä painetaan vasemman yläkulman ”Asiatarkasta” nappia (tästä lähtee automaattisesti viesti kierrossa seuraavana olevalle, joten lasku ei tarvitse lähettää erikseen kiertoon)

Laskujen dimensiot (kustannuspaikat)

Laskut dimensioidaan laskulla olevien tietojen perusteella ja laskulla olevan henkilön kotikustannuspaikan mukaan. Kustannuspaikkojen oikeellisuus tulee tarkastaa, ja tarvittaessa korjata, jos ovat virheellisesti tai laskun kulut tulisi jakaa useamman kustannuspaikan kesken.

Kustannuspaikat pääsee korjaamaan ”Tarkastaminen välilehdeltä” – kaikista alimpana on kohta dimensiot. ”Aseta tositteen dimensiot” voi vaihtaa koko laskun kustannuspaikan, ”Aseta viennin dimensiot” tulee aktiiviseksi kun valitsee jonkun rivin – tästä voi korjata vain jonkun tietyn lasku rivin kustannuspaikan.

Ongelmia?

Jos saat viestin tarkastettavista laskuista, mutta linkin avatessa ei näy mitään laskuja ole yhteydessä Ninni (taloushallinto@hnmky.fi) > näissä tapauksissa yleensä laskulla on väärä dimensio, jolloin sinulta voi puuttua oikeus kyseiseen dimensioon.

Jos lasku ei kuulu sinun tarkastettavaksi, laita viestiä Ninnille > voit myös itse ohjata laskun toiselle asiatarkastukseen: Asiatarkasta napin kanssa samalla rivillä kohta ”Poikkeus” ja ”Ohjaa toiselle” (HUOM: poikkeuksessa olevaa ”Maksukieltoon” toimintoa EI SAA käyttää)
 

Jos sinulle tulee useampia laskuja tarkastettavaksi kannattaa lopuksi käydä vielä etusivun kautta katsomassa, että kaikki laskut tarkastettu > etusivulle pääsee vasemman yläkulman talopainikkeesta (uudessa näkymässä Finago Procountor)
Vasemmassa yläkulmassa näkyy jos laskuja tarkastamatta.

Laskun dimensiointi

LASKUN DIMENSIOINTI

Laskun asiatarkastajalla on vastuu laskun dimensioinnin oikeellisuudesta

Dimension saa tarkastettua asiatarkastamisen yhteydessä ”Tarkastaminen” välilehdeltä.
Sivun alareunassa kohta ”Dimensiot” jos näkee miten tosite tällä hetkellä dimensioitu.
(Mikäli laskulla useampia rivejä pääsee dimensiot tarkastamaan helposti oikean yläkulma ”Siirry” -painikkeesta: Siirry > Dimensiot)

Toimi seuraavasti, mikäli kustannuspaikkojen osalta tarvitsee tehdä muutoksia:

• Koko lasku kuuluu samalla kustannuspaikalle
  • Valitse ”Aseta tositteen dimensiot”
  • Valitse oikea kustannuspaikka > koko lasku kirjautuu ko. kustannuspaikalle.
• Tietty laskurivi/osto kuuluu toiselle kustannuspaikalle (esim. luottokorttiosto)
  • Valitse kyseinen rivi sekä ”Aseta viennin dimensiot”
  • Valitse oikea kustannuspaikka > vain kyseinen lasku rivi kirjautuu ko. kustannuspaikalle
    • siirry tarvittaessa seuraavalle laskuriville oikean yläkulman Seuraava/Edellinen painikkeista

Mikäli rivin kustannuspaikan kohdalla lukee ”Valittu useita” tarkoittaa että lasku/lasku rivi on jaettu useamman kustannuspaikan kesken.

Laskun jakaminen useammalle kustannuspaikalle:

• Koko tositteen jako: Aseta tositteen dimensiot: Valitse halutut kustannuspaikat ja lisää %-osuudet

• Yksittäisen rivin jako: Aseta viennin dimensiot: Valitse halutut kustannuspaikat ja lisää jako joku % perusteella tai euromääräisesti

HUOM! älä käytä koko tositteen jako-ominaisuutta, mikäli lasku mahdollista dimensioida rivikohtaisesti oikein.

Päivärahat

PÄIVÄRAHAT 

Päivärahat maksetaan työmatkoilta verottajan kulloinkin voimassa olevan päätöksen mukaan.  

Mikäli matkanvuorokautena on saanut ilmaisen ruuan tai sellainen on sisältynyt matkalipun tai hotellihuoneen hintaan, kotimaan osapäivärahasta maksetaan 50 % normaalista määrästä, kotimaan kokopäivärahasta ja ulkomaan päivärahasta maksetaan 50 % mikäli matkavuorokausi on sisältänyt kaksi ilmaista ateriaa. 

Matkojen aterioita ei saa maksaa yhdistyksen luottokortilla. 

Kotimaan päivärahat 

Osapäiväraha silloin kun työmatkan kesto on 6–10 tuntia 
Kokopäiväraha silloin kun työmatkan kesto ylittää yli 10 tuntia 

Ulkomaan päivärahat 

Oikeus ulkomaan päivärahaan syntyy, kun työmatka ulkomailla kestää vähintään 10 tuntia. Mikäli työmatkaan käytetty kokonaisaika jää alle 10 tunnin, suoritaan päivärahan kotimaan matkojen säännösten mukaisesti. 

Ulkomaan päivärahat maksetaan matkavuorokausissa. Matkavuorokausi on 24 tuntia työmatkan alkamisesta tai edellisen matkavuorokauden päättymisestä. Päivärahan määrä määräytyy sen maan tai alueen mukaan, missä matkavuorokausi päättyy. 

Suomeen palatessa ulkomaan päivärahasta maksetaan 50 % mikäli viimeinen täysi matkavuorokausi ylittyy yli kahdella tunnilla. Jos viimeinen matkavuorokausi ylittyy yli 10 tunnilla maksetaan täysi päiväraha. 

Leiripäivärahat 

Yli vuorokauden kestäviltä leireiltä maksetaan leiripäivärahaa: kokopäiväraha, josta vähennetään2x valvontaruokailun ateriakorvaus. 

Matkalasku

MATKALASKU

Matka- ja kululaskut tulee tehdä mahdollisimman pian, mutta viimeistään sen vuoden puolella, kun kulu on syntynyt. Mikäli useampi matka osuu lähekkäin, laitetaan nämä kaikki samalla laskulle eikä tehdä omaa laskua joka matkasta.

Lähiesihenkilö tarkastaa matka- ja kululaskut

Matkalaskulle tulee kirjata onko matkaan sisältynyt tarjottuja aterioita. 

Matkalaskut tehdään Procountorissa. Ohjevideo matkalaskun täyttämiseen: Procountor matkalasku (youtube)

Budjetointi

BUDJETOINTI

Budjetointi ja toteuman seuranta on toiminnasta/kustannuspaikasta vastaavan vastuulla. 

Budjetti syötetään Accunaan, josta sen toteutumista pystytään seuraamaan.

Seuraavan vuoden budjettien teko aloitetaan lokakuussa > budjetit hyväksytään syyskokouksessa (joulukuussa), jonka jälkeen ne lukitaan, eikä niihin pääse enää tekemään muutoksia.

Budjetti kopioidaan Ennusteeksi, jota mahdollista muokata, mikäli budjetoituun tulee jotain muutoksia.

Budjetin tekovaiheet:

1. Kuinka paljon myönnetty avustusta, vaatiko omarahoitusosuutta = paljon pitää olla kuluja
   - 90 000 € avustus, ei omavastuuta > kuluja oltava 90 000 €
   - 90 000 € avustus, 25 % omavastuulla > kuluja oltava 120 000 €
2. Hallintopalveluveloitus: Kustannuspaikalta veloitetaan hallintopalveluveloitus (15 % kuluista)
   - 90 000 € / 1,15 > kuluja oltava 78 260,87 €
3. Palkat: ketkä tekevät töitä ko. kustannuspaikalle, tarvitaanko tuntityöntekijöitä?
   - palkkakuluihin tulee n. 20 % työnantajan sivukulut päälle
   - kuukausipalkkojen lomapalkkajaksotuksella ei ole suurta vaikutusta, mikäli työntekijä ollut talossa yli vuoden, uuden palkattavan työntekijän osalta jaksotus hyvä ottaa tarkemmin huomioon (lomapalkka: kk-palkka / 25 x (2 x työssäolo kuukaudet) + lomaraha: lomapalkka / 2 + sivukulut)
   - tuntityöntekijälle tulee tuntipalkan päälle 9 tai 11,50 % lomakorvaus + sivukulut (työsuhteen keskosta riippuen)
4. Muut kulut

Avustuksen haku vaiheessa tehty budjetti hyvä ottaa huomioon budjettia tehdessä.

Budjetin seuranta:

Budjetin toteutumista tulee seurata vuoden aikana, ja pyrkiä sopeuttamaan toimintaa sen mukaan, miten kuluja on toteutunut.

Kirjanpito valmistuu seuraavan kuukauden loppuun mennessä (yleensä n. 25. pv) – budjettivastaaville lähetetään sähköpostilla tieto, että kirjanpito on valmistunut. Tämän jälkeen budjettivastaavalla on 11. pv seuraavaa kuukautta aikaa tarkastaa kustannuspaikan tilanne. Kuukausi laitetaan kiinni 12 pv. (maaliskuun kirjanpito suljetaan 12.5.) jonka jälkeen mahdolliset muutokset tehdään avoinna olevalle kuukaudelle.

Sähköpostiohjesääntö
 

SÄHKÖPOSTIOHJESÄÄNTÖ

• Jokaisen Helsingin NMKY:n työntekijän sähköposti noudattaa muotoa etunimi.sukunimi@hnmky.fi. 
• Poissa ollessasi tulee sinun laittaa sähköpostiisi poissaoloviesti, josta käy ilmi poissaolon kesto sekä se, keneen voi olla yhteydessä poissaolosi aikana. 
• Työsuhteen päätyttyä sähköpostisi on voimassa 1 kk. Sen jälkeen osoitteesi poistetaan. 
• Nettiyhteys ja sähköposti ovat ensi sijassa työvälineitä, mutta niiden kohtuullinen käyttö yksityisiin tarkoituksiin on sallittua, kunhan käyttö ei haittaa työtehtävien hoitamista. 
• Työntekijä vastaa kaikissa tilanteissa nettikäyttönsä lainmukaisuudesta ja hyvien tapojen noudattamisesta. 
• Työntekijä ei levitä netissä tai yrityksen lähiverkossa laitonta tai loukkaavaa aineistoa. 
• Yhdistys varaa itselleen oikeuden lukea työntekijän sähköpostiviestejä silloin, kun siihen on yrityksen toiminnan turvaamisen kannalta painava syy, tai kun sillä on perusteltua syytä epäillä työntekijää väärinkäytöksestä tai laittomuuksista; tällöinkin pyritään välttämään yksityisviestien avaamista. 

Sähköpostin allekirjoitusohje
 

SÄHKÖPOSTIN ALLEKIRJOITUSOHJE

Sähköpostin allekirjoitus saa lisättyä selaimen kautta käytettävään sähköpostiin näin:

1. Kirjaudu sähköpostiin
2. Valitse ratas oikealta ylävalikosta
3. Klikkaa alinta linkkiä "Näytä kaikki Outlookin asetukset"
4. Valitse vasemmalta valikosta "Kirjoittaminen ja vastaaminen"
5. Kirjoita allekirjoitus mallin mukaisesti ja valitse tekstilaatikon alta käytetäänkö allekirjoitusta automaattisesti vastatessa viesteihin ja/vai uusia viestejä kirjoitettaessa.
6. ÄLÄ LISÄÄ allekirjoituksen loppuun kuvia tai logoja

Tietokoneelle asennettuun Outlookiin asetukset saa vaihdettua seuraavasti:

1. Käynnistä Outlook
2. Valitse vasemmalta ylävalikosta "Tiedot" ja vasemmalta valikosta "Asetukset" -> "Sähköposti"
3. Klikkaa "Allekirjoitukset" (kolmas ylhäältä)
4. Kirjoita allekirjoitus mallin mukaisesti ja valitse tekstilaatikon alta käytetäänkö allekirjoitusta automaattisesti vastatessa viesteihin ja/vai uusia viestejä kirjoitettaessa.
5. ÄLÄ LISÄÄ allekirjoituksen loppuun kuvia tai logoja 
   
    

Tässä malli sähköpostin allekirjoitukseen:

[Nimi]
[Titteli]
[Sähköpostiosoite]
[Puhelinnumero]
Helsingin NMKY
Helsinki YMCA
www.hnmky.fi

Helsingin NMKY:n talousohjesääntö
 

HELSINGIN NMKY:N TALOUSOHJESÄÄNTÖ

Tämä talousohjesääntö koskee kaikkea Helsingin NMKY:n toimintaa ja se on tarkoitettu toimihenkilöiden ja vapaaehtoistoimijoiden noudatettavaksi. Yhdistyksellä on yksipuolinen oikeus muuttaa tätä ohjesääntöä eikä tämän ohjesäännön perusteella toimihenkilölle tai vapaaehtoistoimijalle synny oikeuksia.

Kustannuspaikat

Kirjanpidon yhteydessä jaotellaan tuotot ja kulut kustannuspaikoittain (kohteittain). Kunkin kohderyhmän alla voi olla alakohteita yksityiskohtaisemmalle tarkastelulle.

Ostoluvat ja rajat

Yhdistyksen nimissä tehtävät hankinnat ja muut kustannukset hyväksytään seuraavasti:
Alle 5 000 EUR: Talousjohtaja
5 001 EUR — 10 000 EUR: Pääsihteeri
Yli 10 000 EUR: Laskut viedään kaksi kertaa vuodessa talousvaliokunnan tarkastettavaksi

Työntekijöitä ja työnantajaa koskevat lait ja sopimukset
 

TYÖNTEKIJÖITÄ JA TYÖNANTAJAA KOSKEVAT LAIT JA SOPIMUKSET

Helsingin NMKY noudattaa Kristillisten järjestojen työehtosopimusta:
Kristillisten järjestöjen työehtosopimus

Työ- ja elinkeinoministeriö vastaa työlainsäädännön valmistelusta ja kehittämisestä. Tällaisia lakeja ovat mm. työsopimuslaki, työaikalaki, vuosilomalaki, yhdenvertaisuuslaki, laki yksityisyyden suojasta työelämässä työehtosopimus-laki, vuorotteluvapaalaki, opintovapaalaki sekä palkkaturvalaki. Linkkejä eri työlainsäädännön kohtiin löydät ministeriön sivuilta: 
Työlainsäädäntö - Työ- ja elinkeinoministeriö
 

TULOSSA
 

TULOSSA:
 

• työsuhteen alku
• työsuhteen loppu
• luottamustoimet
• työsuojelu
• huomautus - varoitus-käytännöt
• vakuutusasiat
• sivutyöilmoitus
   

TULOSSA LIITTEEKSI:

• työyhteisön kehittämissuunnitelma
• yhdenvertaisuussuunnitelma
• päihdeohjelma
• varhaisen tuen malli
• työterveyssopimus